Huisregels

Artikel 1 Kwalificatie

LOSS, het Limburgs platform voor Open Source en Standaarden, verder te noemen LOSS is geregistreerd als vereniging in het kader van de Wet op de KvK. De doelstelling van LOSS is:

• Het platform wil een realistisch, onbevooroordeeld beeld geven over open Source aan bedrijven, organisaties en individuen in de provincie Limburg. Het betreft dan in breedste zin informatie over mogelijkheden en onmogelijkheden van Open Source. Het platform biedt een podium aan en een overzicht van professionele ICT-dienstverleners op het gebied van Open Source.
• Het platform wil gelegenheid bieden tot het uitwisselen van kennis en ervaringen met leden onderling wat moet leiden tot kennisgroei, samenwerking.

Het lidmaatschap staat open voor:

• ICT bedrijven in Limburg
• ICT professionals van bedrijven en organisaties in Limburg
• Kennisinstellingen in Limburg
• Intermediairen in Limburg

LOSS is met haar secretariaat gehuisvest ten kantore van nog in te vullen.

Artikel 2 Lidmaatschap

1. Leden dienen zich te houden aan de statuten en de huisregels van LOSS.
2. Aan een lid zal jaarlijks een financiële bijdrage van 150 euro gevraagd worde, in de vorm van contributie. Het 2e lid van een bedrijf wordt 75 euro in rekening gebracht en er zullen per bedrijf 2 leden worden toegestaan. De contributie wordt binnen 1 maand na inschrijving als lid verrekend tegen kwijting van een factuur;
3. Het bestuur kan voorstellen een lid te royeren, als dat lid een contributieschuld over het afgelopen verenigingsjaar heeft, of zich op een andere manier schadelijk voor de vereniging heeft gedragen.
4. Leden kunnen de algemene ledenvergaderingen bijwonen en zitting nemen in werkgroepen en commissies. Alle leden hebben stemrecht. Voorst kunnen leden zich verkiesbaar stellen voor alle bestuursfuncties;
5. Deelname aan bijeenkomsten staat leden vrij, doch streven we voltallige presentie na.

Artikel 3 Bestuur

1. Bestuurders worden door de Algemene Vergadering uit de leden gekozen en benoemd. Het bestuur stelt voor elke vacature ten hoogste twee kandidaten. Daarnaast is elk lid eveneens bevoegd een kandidaat te stellen, mits deze kandidaat gesteund wordt door ten minste vijf leden. Dit lid dient deze kandidaat tenminste 4 weken voor de Algemene Vergadering schriftelijk bekend te maken aan de secretaris. In principe wordt dan uit drie kandidaten een nieuw bestuurslid gekozen welke minimaal een derde plus 1 van het totaal aantal stemmen dient te behalen. Alle kandidaten zullen in de uitnodiging voor de Algemene Vergadering worden voorgesteld.
2. Voor een verkiezing van bestuurders wordt voor iedere vacature afzonderlijk gestemd.
3. Bestuurders hebben zitting voor de tijd van twee jaar. De bestuurders treden periodiek af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een wijziging in het rooster van aftreden kan niet tot gevolg hebben dat een zittend bestuurder tegen zijn wil aftreedt, voordat de termijn waarvoor hij/zij benoemd is, is verstreken. Aftredenden zijn maximaal driemaal door het bestuur kandidaat te stellen voor een herverkiezing. In een tussentijdse vacature wordt ten spoedigste voorzien. Het bestuur besluit over de plaats in het rooster van aftreden na toetreding tot het bestuur.
4. Een aftredend bestuurder is verplicht aan zijn opvolger onmiddellijk alle onder zijn berusting zijnde bescheiden, waarden, elektronische bestanden en sleutels welke hij terzake van zijn functie onder zich heeft, tegen ontvangstbewijs af te geven. Elektronische bestanden en de vereniging dienen eerst bewijsbaar werkend overgedragen te worden.
5. Elektronisch opgeslagen informatie over leden zal in aansluiting op de vigerende wet- en regelgeving nooit zonder toestemming van het betreffend lid door de vereniging/ het bestuur aan derden ter beschikking worden gesteld tenzij dit een nadrukkelijke doelbinding en verenigbaar gebruik betreft die volgende de Algemene Vergadering aansluit op de doelstelling van de vereniging.

Artikel 4

1. Het bestuur wijst uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een penningmeester aan.
2. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur. Hij stelt in overleg met de secretaris de agenda van de vergadering op.
3. De secretaris treedt op als plaatsvervanger van de voorzitter.
4. De secretaris is ondermeer belast met:
   1. Het bijhouden van de lijsten van de leden al dan niet via, genoemd artikel 4 van de statuten;
   2. Het oproepen van de bestuurders en leden voor de Algemene Vergadering;
   3. Het oproepen van de bestuurders voor de bestuurvergaderingen; en
   4. Het opstellen van de afsprakenlijsten en presentielijsten van de Alegemen vergadering
5. en van de bestuursvergadering.
6. De penningmeester is belast met:
   1. Het opstellen van de begroting;
   2. Het voeren van de financiële administratie van LOSS;
   3. Het beheren van de middelen en waarden van LOSS;
   4. Het opstellen van de jaarrekening.

Artikel 5

• Het bestuurslidmaatschap is onbezoldigd.
• Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee andere bestuurders dit wenselijk achten. De bestuurders worden door de secretaris bijeengeroepen, onder vermelding van de te behandelen onderwerpen met inachtneming van een oproeptermijn van tenminste 14 dagen. In spoedeisende gevallen, dit naar beoordeling van de voorzitter, kan voor de voorgeschreven wijze van bijeenkomen en/of de termijn van oproeping worden afgeweken.
• De leiding van de vergadering berust bij de voorzitter. De secretaris, dan wel bij afwezigheid een door het bestuur te bepalen aanwezige bestuurder, stelt de notulen/afsprakenlijst op.
• De notulen/afsprakenlijst worden op een eerstvolgende vergadering geacht te zijn opgevolgd.
• Bestuursbesluiten worden genomen met een meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet de helft plus een van het aantal in functie zijnde bestuurders bij de vergadering aanwezig is. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden als niet uitgebracht beschouwd. Bij het staken van de stemmen heeft de voorzitter een beslissende stem.
• Het bestuur kan ook buiten een bijeengekomen vergadering besluiten nemen. Dit kan geschieden via alle middelen van communicatie mits dit op de meest veilige manier plaatsvindt en tenminste twee/derde van het aantal in functie zijnde bestuurders met het voorstel instemt. Het aangenomen voorstel wordt in de notulen vastgesteld.

Artikel 6 Algemene vergadering

• De algemene jaarvergadering zal minimaal een keer per jaar gehouden worden. De leiding van de vergadering berust bij de voorzitter, bij diens afwezigheid bij de secretaris, dan wel bij afwezigheid van beiden bij een door de Algemene vergadering aangewezen bestuurslid.
• De secretaris stelt de notulen op en worden op de eerstvolgende vergadering door de dan aanwezige leden bij meerderheid vastgesteld.
• De voorzitter bepaalt op welke wijze – schriftelijk, mondeling of bij acclamatie- wordt gestemd. Bij de bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Het oordeel van de voorzitter is beslissend of een stem al dan niet ongeldig is uitgebracht.
• Mocht bij verkiezing van personen bij eerste stemming door geen der kandidaten een meerderheid van stemmen zijn verkregen, dan vindt een tweede stemming plaats. Degene die bij deze tweede stemming het hoogst aantal stemmen behaalt, wordt verkozen. Wordt bij deze tweede stemming door meerdere kandidaten het hoogst gelijk aantal stemmen behaald, dan beslist het lot wie van dezen verkozen wordt.
• Alle op de agenda voorkomende onderwerpen worden in beginsel in de desbetreffende vergadering aan de orde gesteld en behandeld; de overblijvende onderwerpen worden als eerste op de eerstvolgende vergadering aan de orde gesteld; op de agenda van deze vergadering zullen de overblijvende onderwerpen opnieuw worden opgenomen.

Artikel 7 Bestuurscommissies

1. De leden van de bestuurscommissies worden door het bestuur benoemd. Zij kunnen ten allen tijde door het bestuur worden geschorst en ontslagen.
2. Bestuurscommissies bestaan uit minimaal twee leden, waarvan minimaal een lid is van het bestuur.
3. Een door het bestuur ingestelde commissie kan ten allen tijde door het bestuur worden opgeheven.
4. Bestuurscommissies dienen het bestuur over alle vergaderingen en besluiten te informeren.
5. Het bestuur kan ten allen tijde commissievergaderingen bijwonen.
6. Het bestuur benoemt in ieder geval een:
   • PR-commissie (art 8);
   • Activiteitencommissie(art. 9);
   • Kascomissie (art. 10)

Artikel 8 PR Commissie

• Het bestuur bepaalt binnen de grenzen van de begroting de omvang en vormgeving van de website en nieuwsbrieven na overleg met de PR commissie.
• De PR commissie bepaalt de inhoud van de website en nieuwsbrieven met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. Indien de plaatsing van een door een lid ingezonden bijdrage wordt geweigerd, dan wordt de kopij binnen twee maanden na inzending aan de inzender teruggezonden onder opgave van de reden van weigering. Indien het betrokken lid zich met deze weigering niet kan verenigingen, dan kan hij zich terzake schriftelijk tot het bestuur wenden. Het bestuur neemt zo mogelijk in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing en deelt deze schriftelijk en gemotiveerd mee aan de inzender en aan de PR commissie. Indien het bestuur alsnog tot plaatsing besluit, is de PR commissie tot plaatsing verplicht. Zij kan echter onder verwijzing naar het bepaalde in dit lid tot uitdrukking brengen, dat plaatsing onder de verantwoordelijkheid van het bestuur geschiedt.
• Op de website worden in ieder geval vermeld, casu quo opgenomen:
  1. De namen en functies van de bestuursleden;
  2. De door het bestuur ingestelde commissies en het correspondentieadres van deze commissies;
  3. Links (Url’s) incl. logo naar de website van de leden.

Artikel 9 Activiteitencommissie

• Doelstelling van de activiteitencommissie is het organiseren van:
  Intern: bijeenkomsten ter vergroting van de onderlinge band van de leden;
  Extern: bijeenkomsten ter profilering van de vereniging en leden naar buiten toe.
• De activiteitencommissie stel een planning en begroting op welke ter goedkeuring aan het bestuur wordt voorgelegd.
• Voor bepaalde activiteiten kunnen de activiteitencommissie en het bestuur een aparte commissie instellen.

Artikel 10 Kascommissie

1. De kascommissie controleert de financiële boekhouding van de penningmeester en doet daarover verslag op de algemene ledenvergadering;
2. De kascommissie bestaat uit twee leden die maximaal twee jaar mogen aan blijven. Zij worden verkozen door de Algemene ledenvergadering.
3. De kascommissie is ten allen tijde bevoegd, hetzij op verzoek van het bestuur hetzij uit eigen beweging, een tussentijds onderzoek in te stellen.
4. Een tussentijds onderzoek wordt in ieder geval ingesteld wanneer een aftredend penningmeester de boekhouding en de kas en waarden aan zijn opvolger overdraagt.
5. De kascommissie brengt van een tussentijds onderzoek schriftelijk verslag uit aan het bestuur uit.

Artikel 11 Begroting

De jaarlijkse begroting wordt op voorstel van het bestuur vastgesteld door de algemene vergadering.

Artikel 12 Geldmiddelen

1. De jaarlijkse contributies worden op voorstel van het bestuur vastgesteld door de Algemene vergadering. Bij toelating in de tweede helft van het verenigingsjaar is de helft van de jaarcontributie verschuldigd.
2. De leden zijn verplicht de jaarcontributie te voldoen binnen een maand na ontvangst van het betalingsverzoek.
3. Indien LOSS een financieel tekort heeft, dat niet in de begroting is voorzien, kan, op voorstel van het bestuur, de Algemene vergadering besluiten tot een eenmalige heffing. Deze heffing zal hoofdelijk worden omgeslagen in verhouding tot de door elk lid te betalen jaarcontributie;
4. Het totaal van de eventuele heffing zoals bedoeld in lid 4 van dit artikel mag in een begrotingsjaar voor enig lid nooit hoger zijn dan een derde deel van de jaarcontributie.
5. Als het tekort zoals bedoeld in lid 4 met de vastgestelde heffing niet kan worden aangezuiverd zal niet tot heffing mogen worden overgegaan.

Artikel 13 Verwachtingen van de leden

LOSS is een vereniging. Verenigingen functioneren door inbreng van de leden. LOSS stelt inbreng door leden/klanten in besturen en kennis- en werkgroepen dan ook op prijs.

Artikel 14 Beëindiging

1. Het lidmaatschap door het lid in de vereniging LOSS eindigt:
   • Bij beëindiging van de verenigingLOSS;
   • Door opzegging van het lidmaatschap door het lid middels schriftelijke kennisgeving aan de secretaris. De opzegging gaat in 3 maanden na datum van ontvangst van schriftelijke kennisgeving;
2. Het lid niet voldoet aan de in de vereniging gestelde huisregels en Statuten, kan door het bestuur van de vereniging worden uitgesloten van verdere deelname en het lidmaatschap ontzegd worden.

Artikel 15 Representatie

De leden (zowel bedrijfsvertegenwoordigers als ook alle andere medewerkers van het bedrijf) wekken tegenover derden niet de indruk dat zij de vereniging representeren, tenzij zij deel uitmaken van het bestuur of door het bestuur uitdrukkelijk tot representatie zijn gemachtigd.

Artikel 16 Services voor leden

1. LOSS-leden hebben het recht om gratis aanwezig te zijn op de interne bijeenkomsten. LOSS-leden hebben voorts recht op kortingen bij door LOSS te organiseren congressen, conferenties en workshops.
2. Sponsors: Een bedrijf, instelling, stichting, vereniging of natuurlijke rechtspersoon kan sponsor worden van LOSS. Het is daarnaast mogelijk om alleen sponsor te zijn voor een evenement door LOSS georganiseerd. Een sponsor heeft geen stemrecht op de algemene ledenvergadering of invloed op het beleid, zoals door het bestuur gevoerd wordt. Een sponsor van LOSS heeft het recht vernoemd te worden op elke promotionele uiting van LOSS alsmede op de website van LOSS.
   Het bestuur zal toetreding van een sponsor bespreken op haar vergadering en geeft daar haar goedkeuring.

Artikel 17 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin de wet, de statuten en dit reglement niet voorzien, beslist het bestuur. Over zijn beslissing legt het bestuur desgevraagd verantwoording af aan de algemene ledenvergadering.

Artikel 18 Ontvangst

Het lid verklaart een exemplaar van de onderhavig huisregels voor lidmaatschap te hebben ontvangen en verklaart conform de inhoud van bovenstaande te zullen handelen door middel van ondertekening.

Namens de vereniging Het lid,
LOSS

Naam

handtekening

Datum
plaats